Conozca la herramienta de gestión de tareas: Planner Microsoft
Todas las empresas se encuentran en una coyuntura en la que es esencial desarrollar una cultura de interacción digital; en especial , cuando tus resultados dependen de un equipo en trabajo virtual, con los clientes y los proveedores para optimizar la capacidad de coordinación que permite el cumplimiento de objetivos y metas trazadas.
En esta oportunidad, queremos comentar una herramienta de Microsoft que es poco conocida y resulta muy útil para organizar tareas en grupos de trabajo o proyectos empresariales. Encontrarán algunos tips que surgen de nuestra experiencia y han sido útiles en nuestro dia a dia y el de nuestros clientes. En especial, toma relevancia en estos tiempos de Pandemia.
Planner viene incluida en todas las licencias de Microsoft Office 365. >>adquiere una licencia de prueba de Microsoft O365 con nosotros.
"Si una persona no sabe a qué puerto va, ningún viento le es favorable."
Qué es Microsoft Planner
Es la aplicación de planificación de tareas de la plataforma Microsoft Office 365, para los que están familiarizados con el tema, es similar a Trello. Su objetivo principal, es mantener el foco en el desarrollo de las tareas acordadas.
Permite a los usuarios:
- Crear planes, armar y asignar tareas,
- Desglosar proyectos en tareas, las tareas en pasos,
- Compartir archivos,
- Detallar las características de los entregables,
- La interacción entre integrantes de equipos y
- Recibir actualizaciones de progreso a través de notificaciones y alertas de fechas de vencimiento.
Planner sirve para organizarse rápidamente, al permitir no solo al líder sino a todos los integrantes del proyecto, entender cómo avanzan las tareas en función de procesos y etapas desde cualquier dispositivo.
Tips de trabajo colaborativo en equipos eficientes
Los siguientes son algunas acciones que nos han ayudado en seguimiento de ejecución de tareas a través de Planner:
Reunion Anual o inicio de proyecto – kickoff meeting
En ella se revisarán o establecerán los objetivos estratégico para el año y para cada mes, cuando corresponde a un grupo de una organización funcional. Y los objetivos del proyecto para una organización por proyectos. En ella se establecen y acuerdan las metas del periodo y las estrategias adoptadas para alcanzarla.
Otra función importante de esta reunión de lanzamiento es la fijación de indicadores de medida y avance, de acuerdo con los objetivos formulados. Los cuales en general pueden ser de: crecimiento (%), rentabilidad, Calidad o servicio al cliente.
Propiciar una reunión y plan semanal
En ella se detallan tareas a ejecutar en la semana, con claridad en plazos y entregables. Así mismo, se realiza un seguimiento de progreso que ayuda a identificar dificultades y articular ayudas al interior del equipo. Nuestra reunión semanal comprende los siguientes espacios:
Conexión informal y unión de equipo (10 minutos)
Revisión de tareas y entregas semanales (15 minutos)
Consiste en una revisión del estatus de cada una de las tareas. Permite identificar obstáculos y a partir de esta actualización, tomar decisiones en pro de avanzar.
Revisión de metas y % gap (10 minutos)
Seguimiento a los indicadores o KPI
Conclusiones: Nuevas prioridades y tareas semanales (5 minutos)
Sirve para visibilizar e incorporar las nuevas tareas que van surgiendo para conducir al proyecto a moverse hacia adelante.
Planificar y priorizar: claves para un equipo en trabajo virtual
Cuando formas parte de un equipo en trabajo virtual es importante tener presente los objetivos de cada proyecto del área en que se labora, a partir de ellos, establecer las metas a cumplir en la jornada laboral diaria. Esto contribuye a mejorar la toma de decisiones y a una mayor productividad del trabajo personal. Bien sea en trabajo remoto o en sus escritorios para computador en la oficina
De la misma manera, es importante organizar las actividades por nivel de importancia, estableciendo el tiempo que se invierte en cada una de las tareas; así poderles dedicar los momentos de mayor productividad del día. Esto ayuda a prever posibles dificultades, así como a corregirlas y mejorarlas de manera oportuna.
Igualmente, una organizar el tiempo de forma exitosa, contribuye al aumento de la valoración dentro de la empresa, proyectando eficiencia y liderazgo, lo que permitir avanzar en la carrera profesional y el desarrollo de nuevos proyectos. Pero lo mas importante, es que, fortalece el auto estima y te motiva para seguir con el mismo ritmo el siguiente día.
Una de las primeras preocupaciones que pueden surgir en la decisión de implementar un equipo en trabajo virtual, tanto en grandes como en pequeñas empresas, es gestionar los equipos de manera eficiente es mas facil con un Samsung Galaxy A24, cumpliendo con la obligación del cumplir un horario según la regulación laboral vigente.
