Un software que realice una gestión documental inteligente sirve para capturar, guardar, organizar, analizar y crear conocimiento especifico a partir de la información extraída; al mismo tiempo que permite acelerar las tareas repetitivas de un determinado proceso.
La gestión documental es el conjunto de funcionalidades y prácticas que buscan la correcta administración de la información de una empresa, al tiempo que provee un recurso útil para futuras actividades en procesos críticos.
Esto por medio de la captura, revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos, a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes; al tiempo que genera valor.
Un software que realice una gestión documental inteligente sirve para capturar, guardar, organizar, analizar y crear conocimiento especifico a partir de la información extraída; al mismo tiempo que permite acelerar las tareas repetitivas de un determinado proceso.
En casi cualquier proceso empresarial se puede aplicar, sin embargo, resulta de gran beneficio en las procesos:
En la creación de la documentación para soportar los procesos de certificación de I+D.
Gestion de proyectos, rendición de cuentas y atención de necesidades de ciudadanos
Las compras publicas y privadas requieren de una pulcra gestión documental para lograr transparencia e idoneidad.
Comprende desde la optimización de archivos desde su origen o captura hasta la la incorporación de la información obtenida en los procesos organizacionales.
Una gestión documental inteligente debe permitir:
Con los datos estructurados, se logra automatizar tareas para reducir la carga de trabajo y asegurar calidad de la información y cumplimiento de normas internacional y de gobiernos nacionales o locales.
Se identifican patrones, se documentan lecciones aprendidas y extracción de contenido y se crean síntesis de la información.
Optimizar la calidad de los datos al conectarse a los sistemas de gestión empresariales (ERP, CRM) que contienen la información oficial del empresa.
Todo documento requiere de la participación de varias personas para llegar un estado final. Conservar esta trazabilidad es importante.
Dar el acceso necesario a quien lo necesita y velar porque la información confidencial se mantenga protegida.
Al permitir realizar el seguimiento a la evolución de un documento, el control de acceso se logra integridad y transparencia.
Comprende la generación de un documento digital o el escaneo y digitalización de la información de un documento en papel.
Proceso de extracción de información útil, almacenamiento y normalización de la información. Incluye la creación de metadatos vinculados al documento.
Como ya se ha visto, el proceso de gestión documental inteligente pretende desmaterializar por completo el manejo de los archivos; esto se ve reflejado en la optimización de los procesos, el acceso y seguridad; y a su vez, afecta aspectos que permiten una la mejora continua, entre ellos:
Debido a la correcta categorización de los archivos y a la automatización de las tareas manuales.
La creación de bases de datos estructuradas y no estructuradas facilita la búsqueda, recuperación e indexación de los documentos.
La automatización de los procesos asegura que todo se realice según las normas. Al mismo tiempo que facilita su auditoria.
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Dimensiona tiempos y recursos necesarios para implementación y operación.
Acorde con las necesidades del proceso digitaliza, clasifica y datifica.
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