Planes de accion para lograr que quede hecho

Los datos presentan la realidad de la situación actual, tanto interna, como externa. la competencia, los indicadores de desempeño actual y la medición de mercados potenciales.

Puede incluir fuentes de datos como:

• Entrevistas con expertos, clientes o proveedores.
• Cotizaciones
• Visitas a campo para inspeccionar y establecer la calidad.
• Negociaciones previas.
• Informes macroeconomicos o de sector.

Preferiblemente en un panel de expertos formule la lista de tareas necesarias para lograr los objetivos, identifique prerequisitos entre las tareas.

Las tareas pueden ser de busqueda de información. Evalue la busqueda de información secundaria. Con esto reduce el numero de actividades y el costo de llevarlas a cabo.

Haga un balance de las acciones o proyectos que tienen prioridad. Tareas y acciones individuales o más pequeñas que forman parte de un todo mayor y que pueden requerir varias personas para su ejecución.

Es hora de reorganizar la lista priorizando las tareas. Es posible que debas priorizar algunos pasos, ya que pueden bloquear otros subpasos.

Agrega fechas límite y asegúrate de que sean realistas. Consulta con el responsable de realizarlo para conocer su capacidad antes de decidir los plazos.

Antes de comenzar tu proyecto, es crucial asegurarse de tener todos los recursos necesarios a mano para completar las tareas. Y si no están disponibles actualmente, primero debes hacer un plan para adquirirlos.

Esto también debe incluir su presupuesto. Puedes asignar una columna de tu plan de acción para marcar el coste de cada tarea.

Al llegar a este punto, ya se ha completado la parte principal del Plan de Acción. Ahora tome la lista con las acciones a completar y asigne las acciones a una persona. Tenga en cuenta las competencias de todos para garantizar una finalización efectiva. Considere también:

• Quién es responsable de qué (utilice la Matriz de asignación de responsabilidades para este propósito)
• Quién y qué necesita apoyo
• Métodos de comunicación

Visualiza tu plan de acción. Para  crear algo que todos puedan entender de un vistazo y que se pueda compartir con todos.

Ya sea que tu plan de acción tenga la forma de un diagrama de flujo, diagrama de Gantt o tabla, asegúrate de que comunicas claramente los elementos que hemos identificado hasta ahora: tareas, propietarios de tareas, fechas límite, recursos, etc.

Este documento debe ser de fácil acceso para todos y debe ser editable.

Al dar la señal de partida para el Plan de Acción. Tenga en cuenta la regla 80-20 ( análisis de Pareto ): céntrese en lo que es importante. También supervise el progreso, los plazos y los hitos. Utilice el diagrama de Gantt para este propósito.

Durante la ejecución del Plan de Acción, es esencial monitorear de manera cuidadosa y efectiva lo que sucede. Cuando salgan a la luz cambios o nuevos problemas, estos deben ser comunicados a todos para evitar trabajos innecesarios. Pregúntate a ti mismo las siguientes preguntas:

• ¿Estamos haciendo lo acordado?
• ¿Lo estamos haciendo correctamente?
• ¿Lo que estamos haciendo es importante para la meta?
• ¿Se han completado todas las acciones individuales y grupales?
• ¿Se ha logrado el objetivo final?
• ¿Vamos cumpliendo presupuesto?

Puedes marcar las tareas que se completaron como realizadas en este plan de acción final, llamando la atención sobre cómo ha progresado hacia la meta.

Esto también resaltará las tareas que están pendientes o retrasadas, en cuyo caso debes averiguar por qué y encontrar las soluciones adecuadas. Y luego actualiza el plan de acción en consecuencia.

No menos importante es el cumplimiento del control del costo.