Tips de trabajo colaborativo en equipos eficientes
Los siguientes son algunas acciones que nos han ayudado en seguimiento de ejecución de tareas a través de Planner:
Reunion Anual o inicio de proyecto – kickoff meeting
En ella se revisarán o establecerán los objetivos estratégico para el año y para cada mes, cuando corresponde a un grupo de una organización funcional. Y los objetivos del proyecto para una organización por proyectos. En ella se establecen y acuerdan las metas del periodo y las estrategias adoptadas para alcanzarla.
Otra función importante de esta reunión de lanzamiento es la fijación de indicadores de medida y avance, de acuerdo con los objetivos formulados. Los cuales en general pueden ser de: crecimiento (%), rentabilidad, Calidad o servicio al cliente.
Propiciar una reunión y plan semanal
En ella se detallan tareas a ejecutar en la semana, con claridad en plazos y entregables. Así mismo, se realiza un seguimiento de progreso que ayuda a identificar dificultades y articular ayudas al interior del equipo. Nuestra reunión semanal comprende los siguientes espacios:
Conexión informal y unión de equipo (10 minutos)
Revisión de tareas y entregas semanales (15 minutos)
Consiste en una revisión del estatus de cada una de las tareas. Permite identificar obstáculos y a partir de esta actualización, tomar decisiones en pro de avanzar.
Revisión de metas y % gap (10 minutos)
Seguimiento a los indicadores o KPI
Conclusiones: Nuevas prioridades y tareas semanales (5 minutos)
Sirve para visibilizar e incorporar las nuevas tareas que van surgiendo para conducir al proyecto a moverse hacia adelante.
Planificar y priorizar: claves para un equipo en trabajo virtual
Cuando formas parte de un equipo en trabajo virtual es importante tener presente los objetivos de cada proyecto del área en que se labora, a partir de ellos, establecer las metas a cumplir en la jornada laboral diaria. Esto contribuye a mejorar la toma de decisiones y a una mayor productividad del trabajo personal. Bien sea en trabajo remoto o en sus escritorios para computador en la oficina
De la misma manera, es importante organizar las actividades por nivel de importancia, estableciendo el tiempo que se invierte en cada una de las tareas; así poderles dedicar los momentos de mayor productividad del día. Esto ayuda a prever posibles dificultades, así como a corregirlas y mejorarlas de manera oportuna.
Igualmente, una organizar el tiempo de forma exitosa, contribuye al aumento de la valoración dentro de la empresa, proyectando eficiencia y liderazgo, lo que permitir avanzar en la carrera profesional y el desarrollo de nuevos proyectos. Pero lo mas importante, es que, fortalece el auto estima y te motiva para seguir con el mismo ritmo el siguiente día.
Una de las primeras preocupaciones que pueden surgir en la decisión de implementar un equipo en trabajo virtual, tanto en grandes como en pequeñas empresas, es gestionar los equipos de manera eficiente, cumpliendo con la obligación del cumplir un horario según la regulación laboral vigente.
